12 Dicas Para Você Administrar o Seu Tempo Eficazmente

1. Estabeleça os objetivos com clareza.

Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de

mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas.

Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com que não esqueça de suas metas. Lembre-se: barco sem rumo não chega a porto algum.


2.
 Faça uma lista diária e priorize as atividades. 
Isto é tão básico quanto o Manual de Primeiros Socorros. Relacione  diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (pode ser notebook, palmtop etc.), todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes. Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixando-o dopado, mas sem nada renderem de efetivo.Uma folha de planejamento diário será de muita utilidade para sua definição de prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos.

3. Delegue.

Passe a bola aos seus subordinados, começando pelas rotinas e

procedimentos operacionais.Depois, se puder, delegue também

atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrário, treine-a.

Delegando você estará livre para vôos mais altos e fazer coisas

mais nobres.

4.
 Saiba tomar decisões.
Não existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decisões erradas. Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão. Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão. Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas:O Quê?, Quando?, Por Quê?, Onde?,Quem?, Quanto?. Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão.

Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão , pergunte às pessoas que já enfrentaram o problema como o resolveram. Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma boa ideia é também procurar um especialista no assunto.5.Saiba dizer NÃO.

Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho até a ponta do nariz, não lhe trará

nenhum reconhecimento de outros. Acabará apenas ganhando a taça do “Engole Sapo”. Trabalhar muito é uma coisa,mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho,sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. 
Sugira outra pessoa e,se mesmo assim seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já estava desempenhando.

6.
 Seja breve ao telefone.

Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho.

Depois das rápidas gentilezas iniciais vá direto ao assunto, seja

breve e objetivo, sem entretanto perder a simpatia. Concluído o

diálogo, agradeça e encerre o contato. A menos que você seja  relações públicas, vendedor ou algo semelhante, não há motivo paraesticar um telefonema. Imunize-se também contra interrupções telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião. Peça à secretária, a algum colega, ou alguém mais, para anotar o número e ligue mais tarde.

7. Faça reuniões produtivas.

Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. É só introduzir assuntos não agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntosirrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem umcoordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final,cópia para todos das

decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.

8.
 Evite o perfeccionismo.

“O perfeito é inimigo do ótimo”, diz o ditado. A perfeição é desejável,  mas raramente necessaria. Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, o qual acha que tudo – de um simples bocejo à mais avançada astronave – deve ser impecável. Nada pode ter andamento sem antes passar pelo seu neurótico controle de qualidade – relatórios, projetos, digitação, cartão-ponto, limpeza etc. -, e assim decisões importantes e  
essenciais deixam de ser tomadas, porque o “deus-da-perfeição”, 
 excessivamente comprometido com a importância das picuinhas desnecessárias, não consegue ver as oportunidades passando ao lado. Se o ótimo já está ótimo, deixe o rio continuar fluindo, e não o impeça. Quase sempre o perfeito custa

tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.

9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor.

Todos temos um “relógio biológico” que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criat-vidade e tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã. Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada melhor então do que remar a favor da maré. Pela manhã, sempre que possível, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos essenciais etc. À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros.

Agora, se você gosta de testar seus limites de atleta olímpico,

então na hora do almoço faça sempre refeições substanciais, com

muita comida gordurosa e regada a muito vinho ou cerveja e, em

seguida, vá a uma reunião importante ou desenvolva um trabalho que exija concentração e veja os resultados. Entretanto, se você nãofor “aquele” atleta, nem quiser testar seus limites, então almoce

com frugalidade e evite bebidas alcoólicas.Você continuará produtivo

no período da tarde e com disposição até para algum trabalho à

noite, se precisar. Reserve, de preferência, o fim de semana para

colocar em dia suas necessidades gastronômicas, se sentir

essa necessidade.

10. Organize-se.

Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração,adiamentos constantes, não programar suas ativid-des. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitasvezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções. Use então a “técnica da mortadela”. Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos de uma só vez é sério candidato a uma inesquecível indigestão. Mas, se ela forfatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, não existirá mais nenhum pedaço dela. 
 

O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e difíceis. Divida-as em

porções menores e depois complete-as passo a passo. Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas,

completando um segmento de cada vez. Assim, você se sentirá

gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e

estará motivado para iniciar a próxima etapa.

11.Saiba o que fazer com os papéis (vale também para e-mails).

Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas

com eles e sente-se incomodado com isso, então utilize estas

alternativas:

a. Jogar Fora. Pergunte-se:“Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?”

Se a resposta for “nada”, então jogue no lixo (ou delete) sem o

menor constrangimento. Exemplos de papéis descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências a que não irá assistir, notícias obsoletas, informações que não são de seu interesse.

b. Transferir. Transfira os papéis (ou e-mails) que

não são de sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou

subordinado etc. e que poderão ser de utilidade a eles.

c. Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relação

a algum papel (ou e-mail), tome logo,contanto que não interfira nas

suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que

essas prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas,

então delegue-as a alguém.

d. Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura,  
arquive-o. Assim poderá recuperar o documento futuramente 
quando necessitar dele.

12. Pratique a relação 80/20.

Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto

afirmava: 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das

nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das

nações. Essa relação vale também para a administração: 80% que

de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades;

enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos.

Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é

realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de

produtividade. Descubra também quais as picuinhas, rotinas e

atividades que tomam 80% do seu tempo e que lhe trazem apenas

20% de produtividade. Descarte-as quanto antes, pois elas o

estão fazendo cair na armadilha da improdutividade, camuflada

sob a forma de muito trabalho. É bom lembrar que os “super”

bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente

bem-sucedidos: é que eles trabalham de um jeito mais inteligente.

Falta de tempo é o eterno álibi dos incompetentes. A alta produtividade é o resultado dos que aprenderam a esgrimir com o fantasma do tempo.

Condensado do livro “Quem Roubou o Meu Tempo?”, de Ernesto Artur Berg, Juruá Editora. Este livro tem como brinde o DVD Gestão Eficaz do Tempo, com 50 minutos de duração.

Fonte: https://www.rhportal.com.br/artigos-rh/12-dicas-para-voc-administrar-o-seu-tempo-eficazmente/